Гульден Абдрахманова пришла в торговлю из туризма и юриспруденции: сначала оформляла визы в туристической компании, затем работала помощником частного судебного исполнителя в Астане.

В 2020 году она стала старшим менеджером по продажам в семейной компании, которая торгует строительными и отделочными материалами, и до февраля 2022 года отвечала там за продажи и операционные процессы.

За это время Гульден перевела компанию на цифровой контроль продаж и складских запасов и подготовила операционную базу для её дальнейшего роста.

Параллельно, с марта 2021 по январь 2022 года, Гульден консультировала по маркетингу и развитию бизнеса SND Engineering — проектную компанию из Астаны, основанную в 2007 году. Она работала напрямую с владельцем и отвечала за привлечение клиентов и партнёров.

За первые шесть–девять месяцев её работы число входящих заявок выросло более чем на треть, у компании появилось больше десятка новых корпоративных клиентов.

Мы поговорили с Гульден о том, как перевести торговлю на цифровой учёт без остановки продаж и что нужно сделать в компании до покупки программы.

— Гульден, здравствуйте. В торговлю вы пришли из туризма и юридической сферы. Что вы взяли из прежней работы?

— Здравствуйте. Мой опыт помогает смотреть на коммерческие процессы со стороны клиента, операций, регулирования и управления, но самый важный этап для меня начался в 2020 году, когда я перешла в семейный бизнес — там меня впервые поставили отвечать за всю связку вокруг продаж сразу.

— Что входило в ваши обязанности?

— ИП Абдрахманов М. О. работает с 2013 года, руководит компанией владелец. Я пришла старшим Sales менеджером, отвечала за продажи и операционные процессы: работу с поставщиками, ассортимент и учёт.

Компания торгует оптом и в розницу, работает с частными покупателями и корпоративными клиентами.

— Что в работе компании нужно было менять, когда вы пришли?

— Учёт продаж и товарных остатков был автоматизирован слабо. Из-за этого было сложно оперативно контролировать запасы и работать с ассортиментом, повышался риск ошибок в документах и при обслуживании клиентов. Чтобы расти дальше, компании нужна была более современная модель управления торговлей.

— На какой системе остановились и что в этом проекте было на вас?

— Выбрали Microinvest, программу для автоматизации учёта и торговли. Весь проект был на мне: я искала компанию-поставщика, формулировала требования к системе с учётом нашего ассортимента и структуры продаж и вручную вносила товары в базу.

— Почему это оказалось сложной задачей?

— Перенести ассортимент и остатки в цифровую систему нужно было не останавливая работу. Компания всё это время обслуживала розничных и корпоративных клиентов, взаимодействовала с поставщиками. Поэтому днём мы торговали, а цифровизацией занимались по ночам.

Отдельной задачей было перевести сотрудников на единые стандарты учёта. Я добилась того, чтобы люди действительно пользовались системой каждый день.

— Как вы к этому шли?

— Начинали с нуля: до Microinvest цифрового учёта в компании не было вообще. Мы перестраивали процессы, а я на практике помогала сотрудникам разобраться, как вести в программе продажи, остатки и документы.

— Что изменилось после перехода?

— Компания перешла на автоматизированный учёт продаж, остатки стали видны в реальном времени. Ошибок в документах стало меньше, обслуживание клиентов упростилось.

— За счёт чего, по-вашему, это сработало?

— Мы связали цифровой учёт с ежедневными процессами магазина: продажами, остатками, документами, ассортиментом и работой сотрудников.

Мой принцип: технология должна упрощать принятие решений и не создавать бизнесу дополнительные сложности. У компании появилась операционная основа, на которой можно расти дальше.

— Параллельно вы консультировали SND Engineering. Чем вы там занимались?

— SND Engineering с 2007 года занимается архитектурным и инженерным проектированием и ведёт крупные комплексные проекты в строительной отрасли Казахстана.

Я была внешним консультантом по маркетингу и развитию бизнеса и работала напрямую с владельцем компании. Отвечала за то, как компанию видят заказчики и партнёры, за привлечение новых клиентов, воронку привлечения и коммуникационную стратегию.

За это время охват компании в интернете вырос на десятки процентов, появилось больше десяти новых деловых связей. Это общий результат работы с владельцем и командой.

— Какую ошибку в торговле вы видите чаще всего?

— Продажи, маркетинг, запасы и учёт рассматривают как отдельные функции. Тогда компания привлекает больше клиентов и тут же теряет их, потому что нужного товара нет в наличии, в учёте ошибка или обслуживание медленное. Работающая система связывает спрос, ассортимент, запасы, каналы продаж и клиентский опыт.

— С чего тогда начинать цифровизацию?

— Я не согласна с распространённым мнением, что цифровизация начинается с покупки новой программы. Технология сама по себе не исправляет слабый процесс.

Сначала нужно понять, какие данные бизнес собирает, как в компании принимают решения и кто отвечает за результат. Только после этого стоит автоматизировать процессы или применять прогнозные модели.

Я бы хотела, чтобы малый и средний бизнес быстрее переходил от разрозненного учёта к системной работе с данными. Чаще всего мешает отсутствие единой логики процессов, качественных данных и привычки измерять результат до и после изменений.

— Допустим, владелец небольшого магазина решил навести порядок в учёте. С чего ему начать?

— Я бы начала с пяти шагов. Сначала определить основные показатели продаж и запасов. Затем привести в порядок товарную номенклатуру и историю данных, настроить единый учёт и выделить повторяющиеся решения, которые можно автоматизировать.

И только после этого тестировать прогнозирование и смотреть, как меняются точность планирования, оборачиваемость, наличие товара и уровень сервиса.

— А если данных пока мало?

— Тогда я сначала определяю, какое решение обратимо, а какое нет. Обратимое можно проверить небольшим тестом: собрать фактические данные и скорректировать подход. Так безопаснее проверять новые каналы продаж, гипотезы по ассортименту и инструменты автоматизации.

— Какие тренды в e-commerce, по-вашему, сейчас адаптируют чаще всего?

— Небольшие и средние торговые компании активнее пользуются AI-инструментами для прогнозирования спроса, персонализации предложений и управления запасами.

Лучше всего себя чувствуют те, кто организуют данные и встраивают аналитику в ежедневные решения. Польза от технологии появляется, только когда она работает внутри реальных процессов: закупок, ассортимента, цен и обслуживания клиентов.

Роль специалиста смещается от ручного контроля к постановке правил, проверке качества данных и разбору результатов. Этот тренд продолжится и в ближайшие годы.

В 2020–2022 годах Гульден Абдрахманова отвечала за продажи и операционные процессы в торговой компании и почти год параллельно занималась привлечением клиентов в проектной.

В семейной компании за это время учёт продаж и остатков перешёл в цифровую систему, и торговля при этом не останавливалась. По словам Гульден, переход сработал, потому что программу связали с повседневными процессами магазина.

Из этого опыта она выводит порядок действий для малого и среднего бизнеса: описать процессы, договориться о показателях и ответственности, навести порядок в данных и только потом автоматизировать.